VADEMECUM

Finanse: Profesjonalny catering – bezpieczeństwo przychodów

Autor: dr inż. Hanna Górska-Warsewicz Katedra Organizacji i Ekonomiki Konsumpcji SGGW, Warszawa

PROFESJONALNY CATERING -  BEZPIECZEŃSTWO PRZYCHODÓW

Dążenie do kompleksowości usług oferowanych przez przedsiębiorstwa gastronomiczne stanowi podstawowe założenie profesjonalnego cateringu. Tę formę działalności uznać należy za konieczność w działaniach mających zagwarantować sukces rynkowy na dynamicznie zmieniającym się rynku.

Kompleksowość usług jednocześnie służy do pozyskania nowych klientów oraz ugruntowania pozytywnego wizerunku wśród dotychczasowych klientów. Profesjonalny catering może stanowić dominującą część działalności gastronomicznej lub odpowiadać za dywersyfikację oferty usługowej. Dywersyfikacja działalności jest szczególnie istotna w przypadku spadku popytu i/lub w sytuacji kryzysowej. Realizowana strategia zróżnicowania zapewnia większe bezpieczeństwo w osiąganiu przychodów, stanowiąc swoistego rodzaju zabezpieczenie w przypadku spadku popytu na „klasyczne" usługi gastronomiczne. Profesjonalny catering jest złożonym procesem świadczenia usług, cechującym się kompleksowością od momentu złożenia zamówienia albo podpisania umowy do chwili całkowitego rozliczenia usługi cateringowej.

Planowanie usługi

Planowanie cateringu jest etapem poprzedzającym realizację usługi cateringowej, wymaga sprawnego współdziałania ze zleceniodawcą w takich aspektach, jak: określenie rodzaju i formy cateringu, wybór odpowiedniego miejsca, dobór sprzętu do wykonania usługi, właściwy wybór potraw, zaplanowanie wystroju, karty zaproszeniowej oraz przeprowadzenie wstępnej kalkulacji. W tym etapie następuje identyfikacja nietypowych wymagań klientów związanych zarówno z doborem potraw, jak również realizacją usługi, zapewnieniem odpowiedniego wystroju pomieszczenia lub otwartej przestrzeni, wystrojem stołów itp. Planowanie cateringu odbywa się na podstawie złożonego zamówienia, innym rozwiązaniem jest zawarcie umowy. Zarówno zamówienie, jak i szersza forma w postaci umowy powinny zawierać takie informacje, jak: liczba osób, kwota przeznaczona na 1 osobę, specjalne wymagania klienta, menu, miejsce organizacji przyjęcia, usługi dodatkowe, termin i godziny trwania, sposób i terminy płatności, włączając wysokość zaliczki i termin jej wpłacenia. W planowaniu cateringu istotnym etapem jest właściwy dobór potraw uwzględniający preferencje osoby zamawiającej, porę roku, miejsce przyjęcia/bankietu, strukturę wiekową gości. Należy zwrócić również uwagę na przystrojenie stołów w pastelowe kolory (serwety, obrusy zebrane w falbany i ułożone zgodnie ze standardami lub życzeniem osoby zamawiającej). Elementy dodatkowego wyposażenia (np. świeczniki) podkreślają nastrój i powinny być dostosowane do wystroju wnętrza (klasyczne lub nowoczesne). Ocieplenie atmosfery i tworzenie „klimatycznego" nastroju umożliwiają kwiaty, kolorystyką i formą dopasowane do stylu przyjęcia/bankietu, okoliczności, wystroju wnętrza, pory roku i preferencji zleceniodawcy.

Realizacja usługi

Profesjonalna realizacja usługi związana jest z kompleksową obsługą, zaspokajającą oczekiwania gości. Obsługa obejmuje serwowanie potraw i napojów, usuwanie brudnych naczyń, utrzymywanie porządku na stołach, uzupełnianie zastawy stołowej itp. Właściwe wykonanie i przebieg usługi wpływa na pozytywne wrażenia estetyczne, będące gwarancją satysfakcji zleceniodawcy. Istotnym zagadnieniem jest właściwa organizacja pracy, rola kierownika lub osoby odpowiadającej za realizację konkretnej usługi oraz styl kierowania, jaki reprezentuje.

Rozliczenie usługi i ocena opłacalności finansowej

Każde zamówienie w ramach cateringu profesjonalnego powinno być poddane analizie opłacalności. Pozwala ona na identyfikację kosztów realizacji zamówienia, pokrywających koszty funkcjonowania firmy i zapewniających odpowiedni zysk. Uwzględnić należy wszystkie koszty zmienne obejmujące koszty surowców, w tym koszty artykułów spożywczych (zarówno potrzebnych do produkcji gastronomicznej, jak też towarów handlowych), dekoracji sali, kwiatów, wynagrodzeń pracowników, oprawy muzycznej, itp. Marża narzutu na koszty zmienne powinna uwzględnić koszty stałe oraz zysk firmy. Koszty stałe jest to część kosztów własnych przedsiębiorstwa, które nie reagują na zmiany rozmiarów świadczonych usług, są ponoszone przez firmę bez względu na wielkość produkcji i rozmiar działania. Koszty stałe są ponoszone przez firmę nawet w sytuacji braku produkcji i sprzedaży. Do kosztów stałych należą m.in. koszty utrzymania pomieszczeń produkcyjnych, koszty administracyjne, płace osób zarządzających oraz inne koszty ogólnozakładowe.

Monitoring poprawności realizacji usługi

Profesjonalny catering jest związany z monitorowaniem wszystkich etapów, włączając stan przygotowań, realizację oraz rozliczenie usługi. Istotny jest bezpośredni kontakt ze zleceniodawcą w przypadku konieczności dokonania modyfikacji i zmian, np. przy nietypowych potrawach bazujących na importowanych, rzadkich produktach żywnościowych. Profesjonalny catering wymaga ponadto uwzględnienia prawnych aspektów związanych z realizacją usług cateringowych. Przepisy prawne dotyczą bezpieczeństwa żywności (nadzór HACCP, GMP, GHP w zakresie produkcji potraw oraz logistyki), organizacji imprez masowych, zawierania umów lub składania zamówień. Należy również zwrócić uwagę na zapewnienie większej liczby pracowników w okresach zwiększonych zamówień. Profesjonalny catering jest związany z systematycznym monitorowaniem kosztów i przychodów w zakresie jednego zamówienia (umowy) i w odniesieniu do całej prowadzonej działalności oraz porównywaniem ich z wielkościami planowanymi. Pozwala to na bardzo szybkie reagowanie na niepokojące zmiany, np. w cenach zakupu artykułów żywnościowych. Istotnym zagadnieniem jest również szukanie możliwości dywersyfikacji przychodów w okresach mniejszych zamówień. Wzrost obrotów jako następstwo szerszego zakresu działalności można osiągnąć przez znalezienie właściwej niszy rynkowej i umiejscowienie w niej swojej firmy, posiadanie atrakcyjniejszej niż konkurenci oferty rynkowej dostosowanej do potrzeb indywidualnego odbiorcy, prowadzenie działań promujących usługi cateringowe, a przede wszystkim nie podejmowanie działań bez wcześniejszego rozeznania rynku i prowadzenia analizy wrażliwości.

Działania promocyjne w celu pozyskania nowych klientów

Każda działalność usługowa, w tym gastronomiczna i cateringowa, wymaga odpowiednich narzędzi promocyjnych związanych w najprostszej formie z przekazaniem podstawowej informacji o usłudze. W dobie przekazu internetowego umożliwiona jest bezpośrednia komunikacja z klientem dotychczasowym lub potencjalnym. Kompleksowość usługi cateringowej sprzyja wytworzeniu poczucia zadowolenia i satysfakcji wśród klientów. Zadowolenie z dokonanego wyboru może prowadzić do powtórnego wyboru tej samej usługi, polecenia danej firmy i danej usługi innym klientom, w dłuższym okresie czasu jest podstawą wzmocnienia przywiązania klienta do oferty firmy oraz wykształcenia zjawiska lojalności. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa budowanie zadowolenia odbywać powinno się we wszystkich sferach działania: przez zakres usług oferowanych na rynku, kontakty między przedstawicielami firmy a zleceniodawcą, zarówno w fazie przygotowawczej, bezpośrednio poprzedzającej realizację usługi, jak i w trakcie jej realizacji. Konkurencyjność działalności cateringowej zapewnić można przez poprzez odpowiednie obniżenie cen oraz stosowanie zachęt ekonomicznych i finansowych, w szczególności w odniesieniu do stałych klientów lub firm będących ważnymi odbiorcami. Odpowiednie stosowanie obniżonych cen możliwe jest po przeprowadzeniu analizy wrażliwości przedsiębiorstwa na obniżenie ceny.

 

Galeria